En 2019, l’IEL a fait le choix de mettre en place une démarche d’amélioration continue de la qualité et de la gestion des risques de ses processus de fonctionnement et de son activité pour diverses raisons :

• La démarche Qualité et Gestion Des Risques (QGDR) traduit l’engagement de l’IEL pour offrir un accompagnement de qualité aux personnes accueillies,
• La démarche d’amélioration continue est un outil de pilotage des fonctionnements de manière participative puisqu’il repose sur le travail de groupe et la tenue d’ateliers incluant les professionnels concernés et/ou intéressés par l’amélioration à mettre en place,
• Les résultats des évaluations de la qualité et de la gestion des risques, qui pour rappel constitue un levier d’action pour la mise en place d’une démarche qualité, sont pris en compte dans le renouvellement de l’autorisation de l’établissement (accès au décret). 
• Les démarches d’évaluation, de contrôle et d’inspection par les autorités de financement et de contrôle (ARS, HAS, IGAS …) sont conduites selon les principes de la démarche d’amélioration continue, autrement dit, les évaluations visent à évaluer la maturation des processus de fonctionnement (planifier, faire, tracer ce qu’on a fait, analyser l’écart puis réajuster).

Enfin, notons dans ces fondements qu’il s’agit bien de deux démarches distinctes :

• Une démarche qualité et gestion des risques: elle implique la définition des processus et l’organisation des fonctionnements tels que les législations le décrètent (exemple : définir le processus des médicaments (qui fait quoi et comment) selon les recommandations de l’OMéDIT et la HAS).
• Une démarche d’amélioration continue de la qualité et la gestion des risques : elle implique la révision continue des process et fonctionnements préalablement définis et posés. Cette révision vise à mesurer les écarts vis-à-vis des législations et leurs mises à jour puis à étudier / analyser avec les professionnels les actions de correction / d’amélioration à mettre en œuvre en prenant en compte leur réalité d’exercice et de terrain. 

Le service QGDR oeuvre de manière transversale dans tout l’établissement, quelque soit le pôle ou le service pour déployer ses deux démarches :  

• La démarche qualité : qui consiste à satisfaire la personne accueillie et son entourage en garantissant la qualité des prestations et des accompagnements fournis. Pour ce faire, les processus de fonctionnement doivent être préalablement définis. Une marge de manoeuvre et de souplesse est toujours permise compte tenu de notre réalité de travail ; nous personnalisons l’accompagnement à chaque situation et à chaque personne.
• La démarche de gestion des risques : est un travail en continu, coordonnné et intégré à la gestion de l’établissement, il a pour objctif de diminuer la survenue des risques et de leurs conséquences par l’identification, l’analyse, l’évaluation des situations dangereuses et des risques qui causent ou qui pourraient causer des dommages aux personnes, aux biens ou à l’environnement et le contrôle des risques résiduels. 

      L’illustration ci-dessous schématise brièvement les axes généraux de la démarche QGDR : 

Outre ses volets, le service QGDR s’occupe également de la gestion des projets institutionnels, la Gestion Electronique des Documents (GED), les partenariats et collaborations, et de manière ponctuelle quelques aspects communicationnels. 

En effet, le responsable QGDR prépare l’IEL pour la passation des évaluations le concernant à savoir, : 

• l’autoévaluation selon les procédures de la HAS,
• et l’évaluation externe par un organisme habilité.

Lors de ces démarches, il est l’interlocuteur principal des tutelles ; il leur présente les processus de fonctionnement de l’établissement. Les évaluateurs se baseront sur ces documents  pour évaluer les professionnels et l’activité sur le terrain.

C’est pour ces raisons que le responsable qualité et gestion des risques de l’IEL intervient au sein de tous les services et pôles de l’établissement, travaille avec tous les professionnels sur différents sujets, centralisant ainsi tous les systèmes documentaires.

Datant respectivement de 2013 et 2014 les évaluations interne et externe de l’IEL devait être reconduites en 2020 et 2019. Coïncidant avec la mise en place de la démarche qualité et gestion des risques au sein de l’IEL, la crise sanitaire COVID et la publication de la nouvelle procédure d’évaluation des ESSMS par la HAS, les dates d’évaluation ont été reportées sur validation de l’ARS à l’année 2023.

Ainsi, l’autoévaluation a eu lieu novembre 2022, suivie d’une évaluation en octobre 2023.

Pour mettre en oeuvre cette ingénierie de santé, le service QGDR pilote des instances institutionnelles tout en participant à la majorité de toutes les autres. Le schéma ci-dessous décline lesdites instances : 

Dans ces instances, la responsable QGDR retrouve les professionnels avec lesquels il pilote la démarche ; ils réfléchissent les actions d’amélioration, ils planifient la mise en oeuvre des plans d’actions, ils analysent les risques, ils partagent les états des lieux, etc. 

Enfin, de par sa transversalité, cette ingénierie de santé s’adresse à / concerne / vise à satisfaire cinq sphères complètement différentes et ce en plusieurs termes : les besoins, les résultats attendus, le pouvoir décisionnel, les potentiels impacts sur le fonctionnement de l’établissement, etc. Le service QGDR a pour objectif de conjuguer les injocntions, les contraintes et les objectifs de chacune des sphère visant ainsi un équilibre satisfaisant la personne accompagnée et l’impactant le plus positivement possible.

La figure suivante illustre ces sphères en les classant par ordre de priorité, le centre étant le plus prioritaire :